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推薦序　這樣整理，工作更有效率／MUKI

前言　你的辦公桌，代表你的工作能力

第一章　整理是為了效率，不是為了整齊
工作能力強的人的做事順序
規則一　「捨」：丟掉／先整理，再整頓／捨不得丟，怎麼辦？／
設定「有效期限」，過了就丟
規則二　「活」：活用／腦袋要當水龍頭用，不是水桶／一事一張卡，不用想分類
規則三　「續」：繼續／下班前5分鐘，要做2件事

第二章　整理桌子，就等於在整理腦袋
千萬別只整理文件
要丟還是要留，60秒內做決定
用「過去式」思考該不該丟
收納：只需一個抽屜、一個檔案櫃
活用7個道具，亂得恰到好處
場合一　個人辦公空間／所有工作，都從辦公桌開始／稍不留神，桌面就會亂七八糟／
解決辦法：設置「暫置文件」區／最下層抽屜，能力強的人怎麼使用？／
把名片當「資料庫」使用／分辨要「丟掉」還是要「運用」／
通訊錄要分「常用」與「備用」／桌面乾淨如飛機跑道，才可以回家！／
雙軸管理法：專案、階段
場合二　與同事共同的空間／豎立文件，好找又省空間／用顏色分類，文件快速歸位／
建立共用資料的使用規則

第三章　一進辦公室，就知道今天的工作順序
別花太多時間在手帳上
手帳，該怎麼挑選？
使用手帳的6大規則
桌上有「管制塔」，就能嚴守工作期限
一進辦公室，就知道今天的工作順序
把工作拆解成幾個5分鐘任務
下定決心：今天要準時下班
用零碎時間終結零碎工作
公事包如何整理，可成為行動辦公桌
點讀法──瞬間讀取重點的祕訣
要速記，但也要讓別人看得懂

第四章　那張看不見的辦公桌，也要整理整頓
會不會整理電腦，直接關係到工作效率
電腦桌面亂七八糟，腦袋就會……
這樣整理資料夾，不用花時間找檔案
收件匣，一分鐘整理完畢
做備份，就是一種危機管理
這些工作用電腦處理，反而沒效率
一天一分鐘的電腦整理術
太依賴電腦，你會失去4種能力！

第五章　從人生態度到生活習慣，都可以整理
先從人生態度開始整理
重新設計生活習慣
好好放鬆，工作更有勁
丟掉無用之物，找回單純生活
重要文件，不能只有自己知道藏哪裡
整理，就是「人生的再設計」
現在就開始動手：整理
 

推薦序

這樣整理，工作更有效率
拾木文具創辦人及手帳達人／MUKI

　　「桌上總是亂成一團，看了心情好煩悶。」

　　「想要花時間整理，但客人總是來來去去很不方便。」

　　身為獨立文具店的經營者，我的桌上總是擺放各式各樣的文具、客戶訂單、廠商資料等東西，一開始可以很自豪的說：「我都知道這些東西放在哪裡喲！」但是當時間一久，突然要找特定資料時，腦袋還是會一片空白，然後花個3、5分鐘開始找資料。

　　但人生，有多少個5分鐘可以浪費呢？

　　所以每到一個週期，我就會卯起來整理書桌，讓它變得整齊乾淨。但好景不常，接踵而來的各式文件又再度打亂我的節奏，然後繼續這個循環。

　　直到看了作者壺阪先生的《成功人士這樣整理辦公桌》後，我了解到一件事情：「整理是為了效率，不是為了整齊」，整齊只是肉眼看了開心，但實際上找文件的速度，不會因為整齊而有所改變，甚至把資料一疊一疊的拿出來後，就會懶得讓它恢復成整齊的樣子；所以作者提倡的「捨、活、續整理術」，正是解救我們這些迷途羔羊的好方法！先將所有東西分成丟棄與保留兩類，如果猶豫不決，就設一個有效期限（我覺得稱為「待觀察」也滿貼切的）；接著活用自己的腦袋，使用檢索本位思考法，讓不重要的資料從大腦中清除；最後也是我覺得非常重要的一點，即持續整理並保持這個循環。

　　在文具店上班，不管是工作或私人時間，都會用到手帳管理生活，本書第三章也花了很多篇幅，講述手帳與工作效率間的關係，讓我受益良多。我們都希望工作有效率，所以與其花時間裝飾手帳，不如確實把手帳當成一個工具，這個工具只有一個目的，就是提高你的工作效率。

　　我很認同作者對工作手帳的挑選建議，尤其是「時間軸」與「輕薄」這兩部分，其實稍微思考就能了解，我們不也是捨棄了手帳中較累贅的功能，並且活用手帳清空自己的大腦，持續的使用手帳嗎？這又再度印證了「捨、活、續整理術」理論──不只能用在辦公桌整理，還能用在手帳，甚至大到整個人生態度與生活習慣。

　　最後跟大家分享我很喜歡的一句話：「管理日程不是為了塞滿每分鐘，而是為了把需要的每件事做好。」

　　我想整理術也是一樣，並不是為了讓畫面整齊、美觀，而是為了效率。

前言

你的辦公桌，代表你的工作能力

　　三十幾年來，為了推動辦公室工作的效率，我一直以專業顧問的身分，為許多的企業及政府機關，策劃「捨、活、續整理術」的教育訓練，並指導他們進行改善。

　　在指導的過程中，我深切的體認到：上班族（包括業務、行政人員等）的煩惱，都是一樣的——

　　「桌上的文件堆積如山，亂七八糟。」

　　「老是找不到東西。」

　　「想整理，卻不知該從何下手。」

　　「每天都被工作追著跑，永遠都沒有時間。」

　　也就是說，很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。

　　◎    找不到文件，浪費的不只是時間

　　對上班族來說，這可是生死存亡的大問題，因為整理資料、物品的能力，會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──

　　‧ 文件是否散亂於各處？

　　‧ 辦公桌上，是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料？

　　‧是否無法自由操作電腦滑鼠？

　　如果三者中有一項符合，你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘，大約是50日圓（約新臺幣13元）──這是日本上班族的平均成本。

　　如果你找一份文件要花10分鐘，就等於把500日圓（約新臺幣132元）丟進了水溝裡（按：以主計處公布2016年臺灣上班族平均薪資51000元、每個月工作22天、一天8小時計算，則臺灣上班族一分鐘的薪水約5元，10分鐘就是50元）。

　　所有工作都是「始於桌面，終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟，就不可能提升工作效率、創造工作成果；反過來說，只要整理好辦公桌周遭環境，從今天起，你就可以做好工作。

　　◎ 我推廣了30年的辦公室效率革命

　　抱歉，我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的關鍵技巧──成功人士都在用的整理術，雖然書裡介紹的技巧很多，但規則只有三項：

　　一、 捨：丟掉。

　　二、 活：活用。

　　三、 續：繼續。

　　只要把這三項規則融入平日的工作習慣，就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」；換句話說，就是掀起工作上的「效率革命」，提升工作效果。

　　用本書的「捨、活、續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間，除了能提升你的工作能力，也一定能全盤改變你的人生。

　　願大家都能最輕鬆的心情閱讀，並把握本書的技巧來豐富自己的人生。